Dewan Proyek Asana untuk Manifestor dan Generator

Papan Proyek Asana untuk Manifestor dan Generator

Kebanyakan nasihat produktivitas mengasumsikan satu jenis pekerja. Desain Manusia tidak. Ketika Anda tahu apakah Anda dibangun untuk memulai atau merespons, papan proyek Anda tidak lagi menjadi wadah netral dan menjadi sesuatu yang memperkuat atau menguras energi Anda.

Asana cukup fleksibel untuk dikonfigurasikan untuk kedua jenis tersebut — namun hanya jika Anda berhenti menggunakan pengaturan default dengan cara yang sama untuk semua orang.

Catatan Singkat tentang Dua Jenis

Manifestor, sekitar 9% dari populasi, adalah pemrakarsa. Strategi mereka adalah memberi informasi sebelum bertindak, dan aura mereka tertutup dan menolak. Mereka bekerja secara terfokus, menginginkan otonomi, dan menjadi frustrasi ketika mereka merasa dikontrol, diatur secara mikro, atau ditunggu.

Generator, sekitar 37% dan kelompok terbesar adalah pembangun. Strategi mereka adalah merespons, bukan memulai, dan aura mereka terbuka dan menyelimuti. Mereka memiliki energi sakral yang berkelanjutan, bekerja paling baik ketika ada sesuatu yang membuat mereka bersemangat, dan merasa puas ketika mereka menyelesaikan pekerjaan yang benar-benar sesuai.

Papan proyek yang sama, hubungannya sangat berbeda.

Bagaimana Manifestor Harus Menggunakan Asana

Pengaturan Asana default — tugas yang ditetapkan, tanggal jatuh tempo, komentar yang meminta pembaruan, notifikasi yang melakukan ping pada setiap perubahan — pada dasarnya adalah saluran Generator. Mereka mengharapkan adanya penantian, tindak lanjut, dan respons berkelanjutan. Bagi seorang Manifestor, pengaturan itu adalah mesin frustrasi.

Konfigurasi yang lebih baik dimulai dengan Tampilan papan daripada tampilan daftar. Papan bergaya Kanban memberi Manifestor lanskap. Mereka dapat melihat keseluruhan proyek secara sekilas, berhenti di tempat yang selama ini menjadi perhatian mereka, dan keluar lagi. Tampilan daftar menyiratkan urutan linier; papan menyiratkan kemungkinan.

Manifestor juga harus memulai proyek mereka sendiri. Mereka tidak perlu ditambahkan ke dalamnya — merekalah yang menciptakannya. Gunakan Asana sebagai landasan peluncuran. Ketika dorongan untuk memulai sesuatu muncul, buka proyek baru, tinggalkan tugas saat itu terjadi pada Anda, dan lanjutkan. Papan tersebut menjadi catatan inisiasi, bukan daftar kewajiban yang harus dilakukan.

Deskripsi tugas adalah informasi yang jujur. Strategi mengatakan untuk memberi informasi sebelum bertindak, dan bidang ini dibangun untuk tujuan tersebut. Sebelum Manifestor memulai sesuatu yang berdampak pada orang lain, mereka dapat menulis satu atau dua kalimat: apa yang mereka lakukan, mengapa, dan apa (jika ada) yang mereka butuhkan. Ini menghormati informasi tanpa menjadwalkan pertemuan.

Notifikasi harus dibungkam secara agresif. Mereka dirancang untuk orang-orang yang perlu merespons secara real-time, dan Manifestor tidak. Matikan sebagian besar dari mereka, periksa papan ketika perhatian tertuju ke sana, dan tolak budaya "check-in harian" yang dikenakan pada mereka.

Terakhir, melindungi ledakan. Ketika Manifestor sedang bergerak, mereka pun ikut bergerak. Dewan harus mendukung ledakan tersebut, bukan menghentikannya. Pindahkan tugas secara bertahap dengan cepat selagi energi panas, lalu tutup laptop.

Bagaimana Generator Seharusnya Menggunakan Asana

Generator memiliki energi untuk pekerjaan yang berkelanjutan dan responsif, dan model saluran pipa Asana benar-benar dibuat untuk hal tersebut. Mereka hanya perlu menggunakannya sebagai menu respons, bukan sebagai tumpukan kewajiban.

Simpan satu kotak masuk untuk pekerjaan masuk. Gunakan "Baru-baru ini ditetapkan" atau satu bagian yang ditunjuk sebagai tempat mendaratnya barang. Tugas Generator adalah melihat apa yang ada di sana, membiarkan sakral merespons, dan memilih. Jika segala sesuatu di papan terasa seperti “seharusnya”, sistemnya rusak.

Tunggu ya. Generator yang memulai terus-menerus kehabisan tenaga dan akhirnya frustrasi. Papan tersebut harus diisi oleh orang lain, atau ditarik oleh Generator hanya ketika ada sesuatu yang benar-benar memanggil. Perlakukan tugas yang belum ditetapkan sebagai undangan, bukan tugas, sampai naluri mengatakan ya.

Setelah jawaban ya muncul, bersandarlah pada tampilan kalender dan garis waktu untuk tindak lanjut. Generator dapat bertahan, dan pandangan ini memberi mereka gambaran visual tentang kecepatannya — di mana mereka berada, apa yang akan terjadi, dan bagaimana energi mereka akan mengalir sepanjang minggu.

Subtugas adalah sumber kepuasan. Generator sering kali mengetahui secara intuitif cara memecah pekerjaan. Subtugas memungkinkan mereka mengikuti urutan alami yang telah dipetakan oleh sakral mereka, dan penyelesaian granular adalah tempat perasaan khas benar-benar muncul.

Dan hindari komitmen berlebihan. Karena Generator dapat melakukan banyak hal, papan menjadi penuh. Ciri khasnya adalah kepuasan, dan hal ini tidak datang dari melakukan segalanya — melainkan dari melakukan hal yang benar. Sebuah papan dengan empat puluh tugas aktif bukanlah sebuah papan, itu adalah tumpukan rasa bersalah.

Bekerja Bersama di Papan yang Sama

Saat Manifestor dan Generator berbagi proyek Asana, konfigurasi menjadi lebih penting.

Manifestor memulai dan menulis informasi satu baris dalam deskripsi tugas. Generator melihat tugas itu tiba, menunggu respons suci, dan mengambilnya atau tidak. Dewan bertindak sebagai serah terima – bukan rantai komando, bukan permintaan persetujuan, hanya transisi yang bersih dari inisiasi ke respons.

Bagian seperti Backlog, Ready to Respond To, In Motion, dan Done berfungsi untuk keduanya. Manifestor mengisi Backlog dan Ready. Generator menggerakkan pekerjaan. Tidak ada notifikasi yang mengejar siapa pun. Tidak ada pertemuan status.

Alat Itu Adalah Cermin

Papan proyek terbaik bukanlah yang memiliki fitur terbanyak. Itu yang sesuai dengan energi Anda. Bagi Manifestor, itu adalah landasan peluncuran dengan gesekan rendah dan otonomi tinggi. Bagi Generator, ini adalah bidang yang responsif dengan undangan yang jelas dan ruang untuk dikembangkan.

Konfigurasikan sesuai kebutuhan. Strategi Anda akan memberi tahu Anda kapan pengaturannya tepat.