Schede di progetto Asana per Manifestatori e Generatori

Schede di progetto Asana per Manifestatori e Generatori

La maggior parte dei consigli sulla produttività presuppone un tipo di lavoratore. Il Design Umano no. Quando sai se sei costruito per iniziare o per rispondere, il tuo tabellone del progetto smette di essere un contenitore neutrale e diventa qualcosa che amplifica la tua energia o la prosciuga.

Asana è sufficientemente flessibile da poter essere configurato per entrambi i tipi, ma solo se smetti di utilizzare la configurazione predefinita allo stesso modo per tutti.

Una breve nota sui due tipi

I manifestanti, circa il 9% della popolazione, sono iniziatori. La loro strategia è informare prima di agire e la loro aura è chiusa e repellente. Lavorano a raffica, vogliono autonomia e si sentono frustrati quando si sentono controllati, microgestiti o serviti.

I produttori, circa il 37% e il gruppo più numeroso, sono i costruttori. La loro strategia è rispondere, non iniziare, e la loro aura è aperta e avvolgente. Hanno un'energia sacra sostenibile, lavorano meglio quando qualcosa li illumina e si sentono soddisfatti quando completano un lavoro che si adatta veramente.

Stesso comitato di progetto, rapporto molto diverso con esso.

Come i Manifestatori dovrebbero usare le Asana

La configurazione predefinita di Asana (attività assegnate, date di scadenza, commenti che richiedono aggiornamenti, notifiche che eseguono il ping su ogni modifica) è essenzialmente una pipeline di Generator. Si aspetta attesa, follow-up e risposta continua. Per un Manifestatore, questa configurazione è una macchina di frustrazione.

Una configurazione migliore inizia con la visualizzazione bacheche anziché con la visualizzazione elenco. Il tabellone in stile Kanban offre ai Manifestatori un panorama. Possono vedere l'intero progetto in un colpo d'occhio, entrare dove è andata la loro attenzione e andarsene di nuovo. La visualizzazione elenco implica una sequenza lineare; il consiglio implica possibilità.

I manifestanti dovrebbero anche avviare i propri progetti. Non è necessario aggiungerli a uno: li creano. Usa Asana come trampolino di lancio. Quando ti viene l'impulso di iniziare qualcosa, apri un nuovo progetto, inserisci le attività non appena ti vengono in mente e vai avanti. La bacheca diventa un registro delle iniziazioni, non un elenco di impegni.

La descrizione dell'attività è l'informazione onesta. La strategia dice di informare prima di agire, e questo campo è costruito proprio per questo. Prima che un Manifestatore inizi qualcosa che influisca sugli altri, può scrivere una o due frasi: cosa sta facendo, perché e di cosa (se c'è qualcosa) di cui ha bisogno. Ciò onora l'informazione senza pianificare una riunione.

Le notifiche dovrebbero essere disattivate in modo aggressivo. Sono progettati per le persone che hanno bisogno di rispondere in tempo reale e i Manifestatori no. Spegni la maggior parte di loro, controlla il tabellone quando l'attenzione va lì e resisti a qualsiasi cultura del "check-in quotidiano" imposta loro.

Infine, proteggi il burst. Quando un Manifestatore è in movimento, è in movimento. La scheda dovrebbe supportare lo scoppio, non interromperlo. Sposta rapidamente le attività da una fase all'altra quando l'energia è calda, quindi chiudi il laptop.

Come i generatori dovrebbero usare Asana

I generatori hanno l'energia per un lavoro duraturo e reattivo e il modello di pipeline di Asana è veramente costruito per loro. Devono semplicemente usarlo come menu di risposta, non come stack di obblighi.

Conserva una casella di posta per i lavori in arrivo. Utilizza "Assegnato di recente" o una singola sezione designata come luogo in cui atterrano le cose. Il compito del Generatore è guardare cosa c'è, lasciare che il sacrale risponda e scegliere. Se tutto sul tabellone sembra un “dovrebbe”, il sistema è rotto.

Aspetta il sì. I generatori che iniziano si bruciano costantemente e finiscono per sentirsi frustrati. Il tabellone dovrebbe essere popolato da altri, o attirato dal Generatore solo quando qualcosa chiama veramente. Tratta i compiti non assegnati come inviti, non incarichi, finché l'istinto non dice di sì.

Una volta ottenuto il sì, affidati al calendario e alle visualizzazioni della sequenza temporale per il follow-through. I generatori possono sostenere e queste visualizzazioni danno loro un senso visivo del ritmo: dove sono, cosa sta succedendo e come la loro energia atterrerà nel corso della settimana.

Le attività secondarie sono il luogo in cui risiede la soddisfazione. I generatori spesso sanno intuitivamente come suddividere il lavoro. Le attività secondarie consentono loro di seguire la sequenza naturale già tracciata dal loro sacrale, e i completamenti granulari sono dove la sensazione distintiva si manifesta effettivamente.

Ed evita l'overcommit. Poiché i generatori possono fare molto, le schede si riempiono. La firma è la soddisfazione, e non deriva dal fare tutto, ma dal fare le cose giuste. Una bacheca con quaranta compiti attivi non è una bacheca, è una pila di sensi di colpa.

Lavorare insieme sullo stesso tavolo

Quando Manifestatori e Generatori condividono un progetto Asana, la configurazione conta ancora di più.

Il Manifestatore avvia e scrive un messaggio di una riga nella descrizione dell'attività. Il Generatore vede arrivare il compito, attende la risposta sacrale e lo riprende oppure no. Il consiglio funge da passaggio di consegne: non una catena di comando, non una richiesta di approvazione, solo una transizione netta dall'inizio alla risposta.

Sezioni come Backlog, Ready to Respond To, In Motion e Done funzionano per entrambi. Il Manifestatore popola Backlog e Ready. Il generatore sposta il lavoro. Nessuna notifica insegue nessuno. Nessuna riunione sullo stato.

Lo strumento è uno specchio

La migliore scheda di progetto non è quella con il maggior numero di funzionalità. È quello che corrisponde alla tua energia. Per i Manifestatori si tratta di un trampolino di lancio con basso attrito ed elevata autonomia. Per i generatori, questo è un campo reattivo con inviti chiari e spazio per costruire.

Configura di conseguenza. La tua strategia ti dirà quando la configurazione è giusta.